Betaallink automatisch versturen na aanvraag – zonder handmatig gedoe

A. Waarom dit belangrijk is

Een klant meldt zich via je website, DM of intakeformulier. Jij wil snel schakelen – maar voor je het weet ben je bezig met zoeken naar het juiste bedrag, plakken van een link, bijhouden of er al betaald is…

En dan komt de volgende vraag: “Kun je ook even een factuur meesturen?” Herkenbaar?

Met een simpele automatisering verstuur je automatisch:

• een persoonlijke betaallink

• een factuur of betalingsbewijs

• een notificatie naar jezelf of je CRM

…zonder tussenkomst van een boekhoudpakket of handmatig werk.

B. Wat heb je nodig?

Minimale setup (gratis of low-cost):

Doel	Tool-optie
Formulier of aanvraag	Google Forms, Wix Forms, Jotform, Typeform
Betaallink genereren	Mollie, Stripe, PayPal
Automatisering	Make (aanbevolen), Zapier
Factuur aanmaken	Google Docs / Word met variabelen
E-mail versturen	Gmail, Mailgun, SMTP of je CRM

Optionele upgrades:

• Zoho CRM of Zoho Books: facturen + klantdossiers automatisch gekoppeld

• HubSpot: offerte- of betaalsjablonen gekoppeld aan deals

C. Hoe werkt het proces?

1. Klant vult een formulier in

Bijv. op je website, of via Google Forms. Velden: naam, e-mail, dienst/product, eventueel prijskeuze.

2. Flow start automatisch in Make

Trigger: nieuwe formulierinvoer → start scenario

3. Maak een betaallink aan

Via een module van:

• Mollie: met productomschrijving, bedrag, redirect-link

• Stripe: met een product of Checkout Session

• Vaste link: bijvoorbeeld bij vaste prijzen of pakketten

4. Stel een factuur op (optioneel)

Optie 1: via Google Docs template

• Gebruik een vooraf ingestelde template met tags zoals [[naam]], [[bedrag]], [[datum]]

• Genereer een nieuwe factuur in PDF en sla op in Drive

Optie 2: via CRM/facturatietool

• In Zoho Books of HubSpot kun je een deal koppelen aan een offerte of factuur

• Je kunt automatisch een PDF genereren of een link naar een offertepagina sturen

5. Verstuur de e-mail

Gebruik Gmail, Mailgun of je CRM om een e-mail te verzenden met:

• Betaallink (gepersonaliseerd of vast)

• (Optioneel) factuur als bijlage of downloadlink

• Extra info zoals betalingsinstructie, opvolging of contact

6. (Optioneel) Log de actie

Bijvoorbeeld in Airtable, je CRM of Google Sheet → handig voor opvolging, boekhouding of analyse

D. Waarom klanten vaak ook een factuur willen

• Zakelijke klanten: moeten facturen aanleveren voor btw/boekhouding

• Particulieren: willen bewijs van betaling

• Vertrouwen: een factuur straalt professionaliteit en duidelijkheid uit

Zelfs bij kleine bedragen loont het om dit te automatiseren. En dat kan prima zonder dure boekhoudtools.

E. Alternatieven voor facturatie

Geen boekhoudpakket? Geen probleem. Gebruik:

• Google Docs of Word: met variabelen voor snelle factuurgeneratie

• Airtable: als tijdelijke factuur- of offertelog

• Zoho CRM / HubSpot / Teamleader: voor professioneel ogende documenten + opvolging

F. Veelgemaakte fouten

⚠️ Alleen een betaalverzoek sturen zonder context→ Zorg altijd voor begeleidende info (wat, waarom, hoe).

⚠️ Vergeten opvolgen bij geen betaling→ Bouw een reminderflow in die vriendelijk en professioneel is.

⚠️ Factuur achteraf op verzoek aanmaken→ Kost tijd en wekt twijfel. Beter direct automatiseren.

⚠️ Vaste betaallinks hergebruiken zonder check→ Zorg dat elke klant z’n eigen link en tracking heeft.

G. Output: wat krijg je met deze flow?

• Klant ontvangt direct een duidelijke betaalverzoek

• Eventueel met factuur of betalingsbewijs

• Jij krijgt een interne update, of je CRM wordt automatisch bijgewerkt

• Bij geen betaling wordt er na X dagen een reminder verstuurd

Tijdsbesparing: 5–10 minuten per aanvraagConversiestijging: sneller betaald, minder twijfel

H. Voorbeeldflow

Stap	Wat gebeurt er?	Tool(s)
1	Klant vult formulier in	Google Forms / Wix
2	Flow wordt gestart	Make
3	Betaallink wordt gegenereerd	Mollie / Stripe
4	Factuur wordt aangemaakt	Google Docs of Zoho CRM
5	Mail met link en factuur gaat naar klant	Gmail / CRM
6	Flow logt de actie of zet een reminder klaar	Airtable / Make router

I. Tot slot

Met deze flow:

• Krijg je sneller betaald

• Voorkom je handmatig werk

• Straal je direct meer professionaliteit uit

En je kunt het zelf bouwen. Echt.Met de juiste tools, eenmalig opzetten en daarna tijdwinst pakken bij elke aanvraag.

Wil je het toch liever meteen goed geregeld?

FlowBuildr bouwt deze betaalflow voor je – met:

• gepersonaliseerde koppelingen,

• factuurlogica op maat,

• en directe integratie met je CRM of boekhoudsysteem.